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CONSIDERACIONES PREVIAS

  • Navegadores permitidos
  • Programa para unir y separar ficheros pdf
  • Contacto para consultas
  • Acceso y menú principal

GESTION DE OBRAS

  • Mis obras/expedientes
  • Añadir obra/expediente
  • Documentos de obra

GESTION DE SUBCONTRATAS

  • Añadir empresa
  • Listado de empresas
  • Solicitar documentación pendiente

GESTION DE TRABAJADORES

  • Asignar trabajadores
  • Control de jornadas
  • Solicitar documentación pendiente
  • Documentos de obra por trabajador

GESTION DE MAQUINARIA

  • Asignar maquinaria
  • Solicitar documentación pendiente

CERTIFICADO DE PAGOS

  • Certificado de pagos
  • Certificado entre fechas
  • Certificado actual

OTRAS OPCIONES

  • Mensajes enviados
  • Búsqueda empresa/trabajador
  • Buscador de obras
  • Buscador de empresas y trabajadores
  • Exportar a Excel
  • Otras opciones

CONSIDERACIONES PREVIAS

 

Consulta los documentos a presentar, reglas de validación y ejemplos

Documentación de empresa Documentación de trabajadores Documentación de maquinaria

Navegadores permitidos

Te recomendamos que utilices siempre el Google Chrome o el Mozilla Firefox para gestionar tus obras; Internet Explorer suele dar problemas.

 

Programa para unir y separar ficheros pdf

Ponemos a tu disposición la descarga del programa que nosotros utilizamos para unir y separar ficheros, el PDFFILL.

Descargar programa

 

Acceso y menú principal

Para entrar en Obralia hay que introducir las claves que te habremos facilitado

 


 

Una vez logado en la plataforma, encontrarás el menú principal a mano izquierda, en forma de columna, de color gris

 

GESTIÓN DE OBRAS

Mis obras/expedientes

Para revisar las obras que tienes  asociadas a tu usuario tienes que ir al menú que se encuentra a la izquierda de la pantalla y seleccionar con el ratón la opción mis obras/expedientes -> contratista -> Mis Obras/Expedientes

 

 

En esta pantalla siempre te van a aparecer las obras que gestionas en cada momento:

 

 

Si alguna de las obras que tienes asociadas está finalizada, o tú no eres responsable de ella, puedes eliminarla del listado pinchando en el enlace “desactivar” que encuentras a la derecha de la obra.

Añadir obra/expediente

Para añadir una obra a tu listado tienes que posicionarte en la “hamburguesa” que está localizada al lado del menú principal, y luego hacer clic en la opción Añadir obra / Expediente

 

 

En el formulario que aparece a continuación hay que escribir el código de obra y esperar a que aparezcan los datos restantes.

 

 

Si introduces el código de la obra y no te aparecen el resto de datos, es posible que la obra no esté dada de alta en nuestro sistema. contactoPonte en contacto con tu gestor (o con nuestro departamento de atención al cliente).

 

Una vez la tengas añadida, ya puedes empezar a agregar subcontratistas, para rellenar el libro de subcontratación y poder llevar un óptimo control de la obra.

Si la obra que tú gestionas no se encuentra dada de alta o es la primera vez que entras en el portal y no sabes muy bien como gestionar las obras, contacta con tu gestor, que él podrá ayudarte

Documentos de obra

Hay determinados documentos (Adhesión al Plan de Seguridad, Informe de Estadísticas, Nombramiento de Seguridad...) que no están contemplados como obligatorios en la documentación de la empresa y que tú necesitas que tus proveedores te faciliten y tenerlos actualizados todos los meses. Para eso, tienes la opción de documentación de obra para empresa.

 

Para añadir un documento de obra y requerirlo a tus subcontratistas, tienes que posicionarte en la “hamburguesa” que está localizada al lado del menú principal, y luego hacer clic en la opción "Doc. Expediente/Obra para emp."

 

 

En la pantalla que aparece, puedes revisar los documentos ya cargados y decidir qué subcontratas quieres que te los envíen obligatoriamente

 

 

Si haces clic en el botón verde, accedes a la pantalla de personalización de envíos, donde puedes elegir si quieres que tus subcontratistas te aporten obligatoriamente el documento, si lo quieres aprobar tú (si seleccionas aprobable, cuando el subcontratista cargue el documento, te aparecerá en gris para que lo puedas revisar y aprobar o rechazar), y si quieres enviárselo a todas las subcontratas o sólo a algunas.

 

 

También puedes añadir nuevos documentos, para ello, en la pantalla donde te aparecen los que están ya cargados, tienes que hacer clic en la "hamburguesa" y seleccionar "Añadir otro documento/plantilla".

 

 

Introduces el nombre del documento, cargas el fichero y eliges si quieres revisarlo tú que se ponga en verde automáticamente cuando el proveedor lo sube al portal.

 


GESTION DE SUBCONTRATAS

Añadir empresa

Una vez tienes la obra en tu listado, pincha en el enlace del nombre y accederás al árbol de subcontratación. Para añadir un nuevo subcontratista al árbol tienes que posicionarte en la “hamburguesa” que está localizada al lado del menú principal, y luego hacer clic en la opción Añadir subcontrata

 

 

En el formulario que te aparece puedes elegir entre añadir a la subcontrata directamente a la obra, o añadirla como subcontratista de segundo nivel a un empresa previamente incluida en el árbol.

 

 

Una vez has escrito el cif de la nueva subcontrata, pincha en el botón Aceptar. Si la empresa está registrada y es cliente nuestro, aparecerá en el listado de subcontratas de esta forma

 

 

Si la empresa está registrada pero no es cliente, aparecerá en el listado de esta forma

 

 

Si la empresa no está registrada en el portal aparecerá la siguiente ventana

 

 

Pinchas en el botón Aceptar y ya se registra, aunque no puedes ver su documentación, por lo que tienes que ponerte en contacto con Atención al cliente para que se encargue de hablar con la subcontrata y firmar un contrato con nosotros.

 

En este caso, no puedes ver la documentación de la subcontrata, por lo que tienes que ponerte en contacto con nuestro departamento de atención al cliente (914900080) para que contacten con la empresa y firme contrato con nosotros.

Listado de empresas

Una vez estén todas las subcontratas añadidas a la obra, tendrás un listado más o menos así

 

 

Aquí puedes ver el estado de la documentación de cada subcontrata, si han subido la documentación de obra que solicitas, puedes ver los trabajadores que tienen dados de alta y asignarlos a tu obra, puedes sacar los certificados de pagos para tramitar las facturas… En resumen, puedes llevar un control exhaustivo de tu obra de forma sencilla y sin perder nunca información.

Solicitar documentación pendiente

Cuando revisas el estado semafórico de la documentación de empresa, puedes encontrarte con tres estados, diferenciados por el color del icono:

  • Verde: la subcontrata tiene toda la documentación de empresa correctamente subida
  • Rojo: falta algún documento por actualizar, por lo que no se debería permitir el acceso a obra hasta que esté toda la documentación subida al portal.
  • Amarillo: algún documento de la empresa tiene que ser revisado por la contrata

Si el semáforo está en rojo tienes que solicitarle a la subcontrata que cargue en la plataforma los documentos que le faltan. Para ello tienes una opción, “Solicitar documentación pendiente”

 

 

Con la cual, envías automáticamente un correo a la empresa, con los documentos que tiene en rojo, de esta forma podrá actualizarlos lo antes posible.

 

GESTIÓN DE TRABAJADORES

Asignar trabajadores

Para asignar los trabajadores de una subcontrata que van a realizar trabajos en tu obra tienes que encontrarte en la página que contiene el árbol de subcontratación (listado de subcontratas) y pinchar en el enlace “Ver detalle” de la columna de trabajadores.

 

 

Se abrirá una nueva ventana con el listado de trabajadores de la empresa, tanto los que ya están asignados a la obra como los que faltan por asignar

 

 

Si el trabajador que va a entrar en tu obra se encuentra en el listado de trabajadores NO ASIGNADOS de la empresa, lo único que tienes que hacer es hacer clic en el enlace “Asignar” que encuentras a la derecha del trabajador.

 

Si no te aparece el enlace Asignar a la derecha, es debido a que la subcontrata ha desactivado a dicho trabajador. En este caso, ponte en contacto con la empresa para que lo vuelva a activar y así puedas asignarlo a la obra.

Control de jornadas

Una vez tienes asignados a la obra todos los trabajadores de una subcontrata que han accedido el mes pasado o van a acceder durante el mes en curso, tienes que marcar aquellos días en los que el trabajador ha estado o va a estar en la obra, de esta forma tú llevarás un control de la asistencia de forma sencilla (te puedes incluso descargar informes mensuales con las jornadas de todos los trabajadores) y además, aparecerán en el certificado de pagos, con lo que Obralia te podrá confirmar si dichos trabajadores han cobrado su nómina el mes de los trabajos.

 

Para marcar las jornadas, tienes que entrar en el listado de trabajadores de la subcontrata pinchando en el enlace “Ver detalle” de la columna de trabajadores

 

 

Después tienes que colocar el puntero del ratón en la “hamburguesa” y hacer clic en el enlace “Control Jornadas”

 

 

En la siguiente pantalla que te aparece marca con una X los días en los que el trabajador ha estado en la obra

 

 

Puedes marcar las jornadas de varios meses, para ello después de añadir las jornadas de un mes, tienes que hacer clic en el botón “Aceptar” y cambiar de mes en el formulario. Una vez has terminado de marcar las jornadas, haz clic en el botón “Aceptar y Salir”.

 

Si el trabajador en cuestión ya no va a volver a entrar en la obra, es recomendable rellenar la Fecha de salida (F. Salida)

Solicitar documentación pendiente

Si tienes un trabajador asignado en la obra, que va a realizar próximamente trabajos y que tiene el semáforo en rojo

 

 

tienes la posibilidad de solicitarle que actualice su documentación, antes de que entre a trabajar. Para ello, tienes un enlace dentro de la “hamburguesa” llamado “Solicitar documentación pendiente”

 

 

Esta acción enviará un correo electrónico a la empresa, indicándole que tiene trabajadores en rojo, de esta forma podrá actualizar su documentación antes de que dichos trabajadores entren en la obra.

Documentos de obra por trabajador

Para asociar un determinado documento a los trabajadores de una obra, hay que entrar con claves de contratista e ir a la obra en cuestión

 

 

Después pinchar en la “hamburguesa” -> menú “Doc. Específica Obra por trabajador”

 

 

En la pantalla que aparece se selecciona la opción del menú “hamburguesa”

 

 

Se escribe el nombre del archivo y se adjunta el documento

 

 

Si se marca como aprobable, dicho documento deberá ser revisado por el administrativo, ya que al subirlo el subcontratista se marcará en gris. Si no se marca como aprobable, al subirse se pondrá directamente en verde.


Una vez cargado el archivo la pantalla que aparece es esta:

 

 

Lo siguiente es marcar la obligatoriedad de entrega del documento para las subcontratas que se desee. Para ello hay que hacer clic en el botón verde que se encuentra a la derecha del documento:

 

 

Y elegir qué subcontratas deben exigir a sus trabajadores la entrega del documento en cuestión

 

 

Una vez realizado esto, las subcontratas seleccionadas recibirán un correo donde se les insta a subir el documento correspondiente para los trabajadores asignados a la obra.

GESTIÓN DE MAQUINARIA

Asignar maquinaria

Para asignar las máquinas de una subcontrata a la obra en la que van a entrar tienes que encontrarte en la página que contiene el árbol de subcontratación (listado de subcontratas) y pinchar en el enlace “Ver detalle” de la columna de maquinaria.

 

 

Se abrirá una nueva ventana con el listado de maquinas de la empresa, tanto las que ya están asignadas a la obra como las que faltan por asignar

 

 

Si la máquina que va a entrar en tu obra se encuentra en el listado de maquinaria NO ASIGNADA de la empresa, lo único que tienes que hacer es hacer clic en el botón morado que encuentras a la derecha de la máquina.

 

 

Es conveniente que, al asignar la máquina, se marque la fecha de entrada, al igual que, al terminar los trabajos, se debe marcar la fecha de salida

Solicitar documentación pendiente

Si tienes una máquina asignada a la obra, que va a realizar próximamente trabajos y que tiene el semáforo en rojo

 

 

tienes la posibilidad de solicitarle que actualice su documentación, antes de que entre en la obra. Para ello, tienes un enlace dentro de la “hamburguesa” llamado “Solicitar documentación pendiente”

 

 

Esta acción enviará un correo electrónico a la empresa, indicándole que tiene máquinas en rojo, de esta forma podrá actualizar su documentación antes de que dicha maquinaria entre en la obra.

CERTIFICADO DE PAGOS

Certificado de Pagos

Una vez llega el momento de tramitar las facturas, tienes que asegurarte que la empresa cumple con los requisitos y que tiene toda su documentación en orden. Para ello, tienes que sacarte el certificado de pagos de cada empresa y verificar que el semáforo general esté en verde.


Para sacar el certificado de pagos, tienes que hacer clic en el enlace “Certificado Total/Pagos” de la empresa a la que tienes que pagar

 

 

Y después seleccionar el enlace “Pagos”

 

 

En el formulario que aparece a continuación, tienes que seleccionar en la parte de trabajadores, el mes en el que han estado en obra y en la parte de empresa el mes siguiente (por ejemplo, si quieres tramitar la factura de los trabajos de octubre, en empresa selecciona noviembre y en trabajadores, octubre)

 

 

Pinchas en “Generar certificado” y abres el Excel resultado. Si está en verde, se puede tramitar la factura; si está en rojo, debes hablar con la subcontrata para que suba la documentación faltante.

Certificado entre Fechas

Otra forma sencilla de saber si tus subcontratas tienen toda la documentación en orden y poder tramitar las facturas, es sacar el certificado entre fechas de cada empresa y verificar que el semáforo general esté en verde.


Para sacar el certificado entre fechas, tienes que hacer clic en el enlace “Certificado Total/Pagos” de la empresa a la que tienes que pagar

 

Y después seleccionar el enlace “Generar a una fecha”

 

 

En el formulario que aparece a continuación, tienes que seleccionar en la parte de trabajadores, el mes en el que han estado en obra y en la parte de empresa el mes siguiente (por ejemplo, si quieres tramitar la factura de los trabajos de octubre, en empresa selecciona noviembre y en trabajadores, octubre)

 

 

Pinchas en “Generar certificado” y abres el Excel resultado. Si está en verde, se puede tramitar la factura; si está en rojo, debes hablar con la subcontrata para que suba la documentación faltante.

Certificado Actual

Si lo que quieres saber es la situación de la empresa, trabajadores y máquinas a día de hoy, puedes sacar el certificado Actual.


Para sacar el certificado Actual, tienes que hacer clic en el enlace “Certificado Total/Pagos” de la empresa a la que tienes que pagar

 

Y después seleccionar el enlace “Actual”

 

 

Automáticamente se descarga un fichero en Excel con el estado actual de la subcontrata.

OTRAS OPCIONES

Mensajes enviados

A esta pantalla se accede a través del menú lateral izquierdo

 

 

Y muestra una relación de aquellas empresas a las que les has solicitado documentación o les has enviado algún tipo de correo.

 

 

De esta forma, si la empresa no te ha remitido la documentación, siempre puedes reenviar el correo para que les vuelva a llegar aviso.

Búsqueda empresa/trabajador

A esta pantalla se accede a través del menú lateral izquierdo

 

 

Y te permite localizar fácilmente a cualquier subcontrata y cualquier trabajador para poder asignarlos a

 

 

De esta forma, si la empresa no te ha remitido la documentación, siempre puedes reenviar el correo para que les vuelva a llegar aviso.

Buscador de obras

A esta pantalla se accede a través del menú lateral izquierdo

 

 

Y te permite comprobar si una obra la tenemos creada en la plataforma y si la tienes asignada a tus obras como contratista

 

 

Si la obra existe y no la tienes asignada, te la puedes asignar fácilmente.

Buscador de empresas y trabajadores

A esta pantalla se accede a través del menú lateral izquierdo

 

 

Con este enlace accedes a un buscador de empresas y trabajadores; dicho buscador te permite localizar subcontratas que trabajen para tu empresa y comprobar si, actualmente, son clientes de la plataforma. También te permite saber en un determinado momento, en qué obras está trabajando un determinado trabajador.

 

Exportar a Excel

A esta pantalla se accede a través del menú "hamburguesa" que se encuentra junto al menú lateral

 

 

Y permite que puedas tener en un documento Excel, todas las obras que gestionas.

Otras opciones

Seleccionando alguna de las opciones incluídas en el menú "hamburguesa" que se encuentra junto al menú lateral

 

 

puedes disponer de la siguiente información:

 

- Listado de responsables de seguridad: descarga un documento Excel con la totalidad de los responsables de seguridad que hay en la obra.

- Docs. con vencimiento próximo: muestra los documentos de los trabajadores susceptibles de caducar (epis, reconocimiento médico, contrato...) y su estado semafórico (verde: documento válido, amarillo (faltan X días para caducar), rojo (lleva X días caducado)

- Doc. Interna de Expediente/Obra.: muestra los documentos internos de cada obra de uso para los administrativos (las subcontratas no los pueden ver).

- Resumen doc. empresas: muestra una tabla con un resumen de la documentación de empresa (con fechas de carga de documentación), semáforos de trabajadores y maquinaria y lo datos principales de la subcontrata

- Informe de Jornadas de Todas: en este apartado puedes sacar informes en Excel de las jornadas de los trabajadores de tu obra, ya sea informe diario, semanal, mensual y por fechas.

 

 

- Informe de contratas de obra: descarga un documento Excel con el listado de todas las subcontratas asociadas a tu obra, el estado de la documentación de empresa, trabajadores y maquinaria y los trabajadores y máquinas asociados a la obra.

- Informe PRL: muestra, para cada subcontratista, los semáforos de empresa, trabajadores y maquinaria, y los documentos de PRL, con su fecha de caducidad.

- Informe maquinaria: descarga un documento Excel, clasificado por subcontrata, con todas las máquinas y documentos de cada máquina, asociadas a la obra que gestionas.

- Informe de control de acceso: te permite descargar en Excel informe de tus trabajadores con las horas trabajadas en un mes, informe de un día en concreto e informe de los trabajadores que están actualmente en tu obra.

 

 

- Libro de subcontratación: muestra el libro de subcontratación en un formato que te puedes descargar en Excel para rellenar y firmar.

 

BUSCAR SUBCONTRATA. SUBCONTRATAS ACTIVAS. EMPRESAS OCULTAS

 

Estas opciones se encuentran en la cabecera de la tabla de subcontratas:

 

 

Buscar subcontrata: Esta opción te permite buscar una subcontrata en particular, dentro del árbol de subcontratación.

Obra/Expediente activos: si está marcada la opción, sólo te muestra las subcontratas activas, que son aquellas que no tienen fecha de salida.

Empresas ocultas: te muestra las empresas que has ocultado porque ya no trabajan en la obra