EL COLEGIO DE INGENIEROS COMIENZA A VALIDAR DOCUMENTOS CON LA FIRMA ELECTRÓNICA El Colegio de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos ha implantado un sistema de visado de proyectos de obras, la firma digital avanzada que supondrán un importante ahorro de costes valorado en 90 millones de euros y de tiempo. Las nuevas tecnologías revolucionarán el envío de documentación, no sólo en lo que a ingeniería se refiere, sino al conjunto de la sociedad. El Colegio de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos recibe cada año un total de veinte millones de planos que ha de imprimir, encuadernar, revisar, cotejar y enviar. Veinte millones de planos en los que el ingeniero y el Colegio deben estampar su sello. Hoy este costoso y arduo proceso se eliminará gracias a la tecnología Acrobat PDF y a la firma electrónica. El ahorro de costes se derivará en evitar la impresión de 2.600 toneladas de papel que suman los expedientes impresos y encuadernados, su transporte en una media de ocho cajones por proyecto (de 130 kilos cada proyecto), y en un coste de 1.800 euros. La firma electrónica, una realidad La firma electrónica avanzada es una herramienta que el Colegio está proporcionando a sus colegiados para poder firmar visados con plena validez legal sin necesidad de utilizar el soporte papel. El Colegio ha realizado una inversión total de 1,2 millones de euros para hacer realidad la creación y uso de una herramienta que ahorrará decenas de millones de euros y semanas de trabajo. El Colegio facilita al colegiado un carné de identidad digital, que contiene la firma digital depositada en un chip criptográfico y que le autentifica como Ingeniero de Caminos. Además, se le proporciona un programa, desarrollado con la tecnología de Plug-in de Acrobat, que le permitirá estampar dicha firma en los documentos PDF de los cuales es autor. Tras varios estudios, el Colegio decidió afrontar el proyecto con IpsCA, una empresa que emite certificados digitales desde el año 1995 y que, actualmente, es la cuarta autoridad certificadora mundial, en número de certificados ssl X.509 de servidor y la segunda en España de Certificados de usuario. Los primeros carnés digitales, dotados con un microchip criptográfico, comenzaron a imprimirse a principios de 2003. Hace escasamente dos semanas, los primeros ingenieros que disponían de este tecnológico carné han comenzado a firmar sus proyectos con la firma digital. El proceso de firma de un documento se puede realizar múltiples veces y comprobar las distintas versiones antes y después de cada proceso de firma. El documento PDF se envía a la Administración o destino correspondiente, con la garantía de que, tanto la autoría del mismo como el registro de visado, han sido realizados. No se puede modificar el documento sin invalidar permanentemente las firmas, tanto del Colegiado autor como del visado del Colegio. Este nuevo sistema cambiará la forma de visar los 20.000 expedientes de proyectos de obras que anualmente pasan por el Colegio y muy pronto la forma de trabajar de multitud de organismos y empresas. La legislación se adelanta a la realidad Desde otoño de 1999, en España, existe la legislación que equipara la validez legal de la firma electrónica con la manuscrita caligráfica. La ley establece las características y condiciones que debe cumplir una entidad para poder ser reconocida como Autoridad Certificadora y poder certificar a alguien. En nuestro país, la legislación se ha adelantado al uso masivo de esta tecnología. En España hay más de 8 millones de personas que usan el ordenador a diario y miles de ingenieros que diseñan decenas de miles de obras cada año. Los ingenieros trabajan con programas CAD sobre cartografía digital, calculan con sistemas muy sofisticados y los sistemas de diseño, las mediciones y los presupuestos están automatizados pero todavía se imprime en papel y se realizan millones de copias. ¿Hasta cuándo? Grandes beneficios La conveniencia de realizar todos los procesos en formato digital es evidente, y ahora técnicamente factible, con plena validez legal. Hasta ahora, por ejemplo, el proyecto de siete kilómetros y medio de la línea de tren de Alta Velocidad Madrid-Barcelona ocupa ocho cajones, de 130 kilos, con miles de documentos y planos cada uno y se emplean dos semanas y miles de euros para llevar a cabo la encuadernación. Mediante la firma electrónica: Se ahorran costes en impresión y reprografía, dinero y sobre todo tiempo. Los documentos electrónicos firmados se pueden enviar por correo electrónico, en disquete o en CD-rom. El volumen del archivo, tanto para el Colegio como para la Administración, se reducen espectacularmente. Se ahorran millones de hojas en papel impreso. Tan sólo se imprime al final del proceso lo que resulte necesario. Se puede simplificar el proceso de envío de la documentación al realizarlo todo de manera electrónica. Una escasa inversión para los interesados El costo para el colegiado supone una inversión inicial entre 60 euros y 400 euros, que corresponde al coste de: El sistema de firma 60 € La grabadora de CD (90 €) El programa Acrobat (300 €) El sistema se amortiza desde la primera copia del primer proyecto que se realice en formato digital y tan sólo se tardan unas horas en preparar un proyecto completo en vez de una semana. Imprimir un archivo PDF es mucho más rápido que el “plotter”, así como firmar 5.000 planos, que a través de esta herramienta se invierten unos escasos 40 minutos. ¿Cuánto tiempo se invierte en “plotear” y encuadernar 5.000 planos DIN-A0, en trasladar 10 copias de los 5.000 planos y en archivar una una de ellas? Condiciones para el éxito Para que el empleo de la firma digital sea un completo éxito es necesario que los ingenieros encargados de generar los documentos, acepten este nuevo sistema, así como los destinatarios de documentos que además se beneficiarán de los ahorros en logística y almacenaje. El Colegio de Ingenieros ha previsto que el 25% de dichos expedientes comiencen a tramitarse, por este nuevo sistema informático, en el plazo de dos años. Pero esta herramienta no se trata de un privilegio sólo para los ingenieros del Colegio sino que cualquier persona interesada puede probar este sistema. Sólo ha de disponer del programa Adobe Acrobat, un certificado digital emitido por una Autoridad Certificadora e instalar un “plug-in”. Más información: http://tienda.ips.es/u-suite/descarga_u_sign_pdf.asp